Facilities Use Statement
Posted by OSD Communication Team on 9/17/2021
Oxnard Community,
We have been contacted by several members of the AYSO community about the permit process for our fields and we wanted to take a moment to clear the air. We have been happy to host AYSO for more than 40 years and are appreciative that our students and families have access to a program that helps them stay active and learn to grow in teams. So it was concerning to hear rumors that our facilities team would arbitrarily reject the facility request of such a valued community partner.
OSD Facility Process
We understand there is some confusion about how the facilities permit process works and want to make it as clear as possible. In August, the automated facilities permit request system is opened for the year ahead and all previous requestors receive notification when reservations can be made. This automated system allows us to be unbiased about who receives permits - something that can help everyone feel confident that they are treated fairly. When a property is reserved with all requested documentation, the system shows it as unavailable.
Fremont Academy Reservation
In this case, all community partners were emailed on August 17th that the system was open for reservations. Two of Fremont Academy fields were booked by another requester with all the correct documentation on August 18th. AYSO applied on August 24th without some of the required documentation, so the system denied that application because the field was unavailable and the requester was missing documentation. Our facilities team has been working with the AYSO president since August 24th to help get the documentation in and discuss alternative options - offering Fremont on other days during the week, offering other comparable sized fields in OSD, and ensuring that AYSO was next in line if the original request was cancelled. It is unfortunate that AYSO families were led to believe that the event would take place when the application had been denied.
Good News
On September 15th, OSD was informed that the original requestor decided to move their reservation at Fremont Academy to another day of the week and we are grateful that it worked out for everyone involved. However, we want to ensure that our valued community partners understand the process to avoid any unnecessary tension and distress in the future.
Associated Questions and Answers about the Facility Process
Who approves or denies a facility request?
All the requests for the use of the OSD Facilities are processed through the Facility Management System Facilitron.
Why does OSD use an automated system?
The system provides an immediate response stating availability of the specific location or site, even during hours when facilities staff may not be available. It also allows us to be unbiased about who receives permits - something that can help everyone feel confident that they are treated fairly.
What documentation is required?
The OSD system requires an application with an address within the OSD boundaries and a certificate of insurance covering the applicant’s usage of our facility.
Why do we require an application with an OSD boundary address?
Taxpayers in the OSD have made an investment in our facilities and we want to honor that commitment by prioritizing the needs of local organizations.
Why do we require a certificate of insurance?
We require insurance to protect the financial interest of our local schools. In the unfortunate scenario where something happened at our facility during a third-party event, we would not want any of the financial burden to impact our ability to serve OSD students.
What can I do if my facility request is denied?
This is where the human element comes into play. Our facilities team wants to help local organizations and will work with you to find an alternative solution.
Comunidad de Oxnard,
Hemos sido contactados por varios miembros de la asociación American Youth Soccer Association (AYSO) de la comunidad acerca del proceso de permisos para utilizar nuestros campos deportivos y quisiéramos aclarar las cosas. Hemos tenido la satisfacción de alojar a AYSO por más de 40 años y apreciamos que nuestros estudiantes y familias tengan acceso a un programa que los ayuda a mantenerse activos y a aprender a desarrollarse en equipo. Por ello, fue preocupante escuchar rumores acerca de que nuestro equipo en el Departamento de Instalaciones podría arbitrariamente rechazar la solicitud de las instalaciones de dichos apreciados socios de la comunidad.
Proceso de autorización de uso de instalaciones del Distrito Escolar de Oxnard
Comprendemos que hay cierta confusión acerca de cómo funciona el proceso de permiso de uso de las instalaciones y queremos aclararlo tanto como sea posible. Cada año en agosto, se abre el sistema automatizado de solicitud de permisos para usar las instalaciones para el año que empieza y todos los solicitantes anteriores reciben una notificación acerca de cuándo se pueden hacer las nuevas reservaciones. Este sistema automatizado nos permite ser imparciales acerca de quién recibe los permisos, lo que también ayuda a todos a sentir la confianza de ser tratados justamente. Cuando se reserva una propiedad con toda la documentación requerida, el sistema la muestra como no disponible.
Reservación de la Academia Fremont
En este caso, se envió un correo electrónico a todos los socios de la comunidad el 17 de agosto informándoles que el sistema estaba abierto para recibir reservaciones. Dos de los campos deportivos de la Academia Fremont fueron reservados por otro solicitante con toda la documentación correcta el 18 de agosto. AYSO envió su solicitud el 24 de agosto con la documentación incompleta, de manera que el sistema rechazó esa solicitud debido a que el campo deportivo no estaba disponible y la documentación del solicitante estaba incompleta. Nuestro equipo del Departamento de Instalaciones ha estado trabajando con el presidente de AYSO desde el 24 de agosto para ayudar a completar la documentación y conversar sobre opciones alternativas, ofreciendo las instalaciones de Fremont otros días durante la semana; ofreciendo otros campos deportivos de tamaño comparable en el Distrito Escolar de Oxnard y asegurando que AYSO tuviera el siguiente lugar si se cancelaba la solicitud original. Es lamentable que se haya hecho pensar a las familias de AYSO que el evento se realizaría a pesar de que la solicitud había sido rechazada.
Buenas noticias
El 15 de septiembre el Distrito Escolar de Oxnard fue informado de que el solicitante original decidió cambiar su reservación de la Academia Fremont a otro día de la semana y estamos agradecidos de que las cosas funcionaron de manera positiva para todos los involucrados. Sin embargo, queremos asegurarnos de que nuestra apreciada comunidad de socios comprenda el proceso para evitar tensiones y estrés innecesarios en el futuro.
Preguntas y respuestas relacionadas con el proceso de solicitud de uso de las instalaciones
¿Quién aprueba o rechaza las solicitudes de uso de instalaciones?
Todas las solicitudes para el uso de instalaciones del Distrito Escolar de Oxnard son procesadas a través del sistema Facilitron de administración de instalaciones.
¿Por qué el Distrito Escolar de Oxnard usa un sistema automatizado?
El sistema provee una respuesta inmediata confirmando la disponibilidad del lugar o escuela, aun durante las horas en las que el personal del Departamento de Instalaciones puede no estar disponible. También nos permite ser imparciales acerca de quién recibe los permisos; algo que puede ayudar a todos a sentir la confianza de ser tratados justamente.
¿Qué documentación se requiere?
El sistema del Distrito Escolar de Oxnard requiere una solicitud donde figure una dirección dentro de los límites del Distrito Escolar de Oxnard y un certificado de seguro que cubra el uso de nuestras instalaciones por el solicitante.
¿Por qué requerimos una solicitud con una dirección dentro de los límites del Distrito Escolar de Oxnard?
Las personas en el Distrito Escolar de Oxnard que pagan impuestos han invertido en nuestras instalaciones y queremos honrar el compromiso dándole prioridad las organizaciones locales.
¿Por qué solicitamos un certificado de seguro?
Solicitamos un seguro para proteger el interés financiero de nuestras escuelas locales. En el lamentable caso de que algo sucediera a nuestras instalaciones durante un evento realizado terceras partes, no quisiéramos que ninguna carga financiera impacte nuestra capacidad de prestar servicios a los estudiantes del Distrito Escolar de Oxnard.
¿Qué puedo hacer si mi solicitud es rechazada?
Aquí es donde entra en juego el elemento humano. Nuestro equipo en el Departamento de Instalaciones desea ayudar a las organizaciones locales y trabajarán con usted para encontrar una solución alternativa.
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